Circonscription de Joigny Centre Yonne
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Rubrique BE1D : ONDE

Important : Opérations de fin d’annèe à réaliser IMPERATIVEMENTdans BE1D

Le 17 juin 2009 - Donald B.

Voici quelques rappels concernant les opérations à effectuer dans BE1D en cette fin d’année scolaire :

Des informations (guides pas à pas) beaucoup plus détaillées concernant les indications données ci-dessous pourront être consultées à partir de la page BE1D de l’ancien site Tice 89, notamment les documents : "Une fiche très synthétique des vérifications à effectuer avant de procéder aux passages" et "Un pas-à-pas pour gérer les passages ". (Attention, les années scolaires visibles sur les copies d’écran ne sont pas actualisées dans ces guides pas à pas)

- Connexion à BE1D :

- Passage :

L’enregistrement des décisions de passage doit être impérativement réalisé dans l’application BE1D avant le 1er août. (les élèves dont les enregistrements de passage de niveau n’auraient pas été faits en temps et en heure seront automatiquement radiés de BE1D... Et devront donc être réadmis de façon individuelle à la rentrée !!!)

Elèves > Passage > Enregistrer globalement des décisions de passage
  • Choisir un niveau puis cliquer Suivant
  • Choisir, en bas de page, une "Décision collective de passage" ( Passage en xxx, Maintien, Passage en 6ème ou Proposition d’orientation), cocher ensuite les élèves concernés par cette décision puis cliquer Suivant
  • Dans la page suivante, il sera peut être nécessaire de cocher les élèves quittant définitivement l’école (les élèves de GS d’une école maternelle passant en CP ou les élèves de CM2 passant en 6ème seront automatiquement cochés) puis cliquer le bouton Valider les décisions (Si l’on est pas totalement certain qu’un élève ne fréquentera plus l’école en septembre 2015, il est préférable de ne pas le cocher comme "quittant l’école")
  • Éventuellement, répéter l’opération pour une "Décision collective de passage" différente et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les élèves du niveau aient leur décision de passage enregistrée.
  • Répéter ces opérations pour tous les autres niveaux.

Attention

Une décision de passage ne peut être enregistrée que pour les élèves :

  1. étant admis définitivement
  2. ayant un INE
  3. étant affectés dans une classe

Il conviendra donc de bien vérifier que ces 3 conditions soient bien satisfaites pour tous les élèves de l’école avant de procéder au passage de niveau...

Les élèves déclarés "quittant l’école" sont automatiquement radiés . Les certificats de radiation pourront être éventuellement imprimés via :

Gestion courante > Édition> certificats de scolarité ou de radiation

- Création (duplication) des classes pour l’année scolaire 2015-2016 :


Pour pouvoir commencer à répartir les élèves de 2015-2016 dans les classes avant la rentrée, il sera nécessaire de créer ces classes pour cette nouvelle année scolaire :

Ecole > Créer/Modifier/Visualiser les classes de l’école
  • Choisir : Année scolaire => 2015-2016, cliquer le bouton Chercher (à ce stade aucune classe ne devrait être trouvée) puis :
    • soit cliquer le bouton Dupliquer 2014-2015 (et ensuite, éventuellement modifier, ajouter ou supprimer des classes)
    • soit créer les classes via le bouton Nouveau

- Admission des nouveaux élèves :

  • Ecoles dont la mairie est entrée dans le dispositif BE1D.
Admission > Gestion collective > Enregistrement des nouvelles admissions

Indiquer année scolaire : 2015/2016 puis cliquez le bouton Chercher
Sélectionner ensuite en les cochant les élèves dont l’admission est souhaitée puis cliquer le bouton Suivant >>
Choisir "Admission acceptée" à la date du 01/09/2015 puis cliquez le bouton Valider

NB : il est maintenant possible pour les écoles élémentaires de "récupérer" les GS d’une école maternelle via la la gestion collective des admissions. Il suffit de chercher les élèves ayant un statut "radié" pour 2014/2015 dans une école maternelle précise... Attention, la liste produite contient “tous” les élèves radiés de l’année scolaire concernée et donc, éventuellement des élèves ne devant pas être admis...
  • Ecoles dont la mairie n’est pas entrée dans le dispositif BE1D.

Deux cas peuvent se présenter :

* L’élève n’a jamais fréquenté l’école ou bien n’a pas encore été "saisi" dans BE1D :

Elèves > Admission > Gestion individuelle des admissions
  • Effectuer une recherche sur son nom et prénom, cliquer successivement les boutons Autre et Continuer la recherche jusqu’à ce que le bouton Nouveau soit disponible afin de créer une fiche pour cet élève...

* L’élève a déjà été scolarisé et possède déjà un INE (Identifiant National Elève) :

Elèves > Admission > Gestion individuelle des admissions
  • Effectuer une recherche sur son nom prénom jusqu’à ce qu’il soit trouvé. Cliquer son nom : sa fiche ’Identification’ apparaît. Cliquer alors le bouton Répondre (Situation administrative - Demande d’admission)

dans les 2 (plus précisément 3 avec la gestion collective) cas, lorsque l’on se trouve sur l’écran "Scolarité", prendre soin de correctement renseigner les champs suivants :

  • Année scolaire -> 2015-2016
  • Cocher le niveau de l’élève pour l’année scolaire 2015-2016
  • Cocher ’Admission acceptée’ et saisir la date 01/09/2015 (ou bien la date d’arrivée effective de l’élève à l’école)

* cas particulier : un élève ne peut être trouvé alors que l’on sait qu’il a déjà été "saisi" dans BE1D (et possède probablement un INE). Cela est probablement du :

  • soit au fait qu’il n’a pas été radié de sa précédente école. Il ne sera disponible pour admission que lorsque cette radiation aura été effectuée... (Vous pouvez éventuellement prendre contact avec les parents de l’élève : ceux-ci n’ont peut-être tout simplement pas prévenu l’ancienne école de leur départ... Ou bien prendre contact avec l’ancienne école : la radiation n’a peut-être pas encore été effectuée par le(a) directeur(trice))
  • soit au fait que l’élève arrive d’une autre académie, auquel cas il conviendra de créer une nouvelle fiche pour cet élève (de la même manière que s’il n’avait jamais été "saisi" dans BE1d) en passant outre l’avertissement concernant son existence dans la base nationale.
L’admission en école élémentaire des actuels élèves de GS (futurs CP) ne pourra être réalisée que si les "passages de niveaux" des GS ont été faits au niveau de l’école maternelle. Les directeurs(trices) d’écoles maternelles sont donc invité(e)s à ne pas trop tarder dans la réalisation de ces passages de niveaux afin que leurs collègues d’écoles élémentaires puissent réaliser leurs admissions sans retard.

- Répartition des élèves dans les classes :

Afin de préparer vos listes pour la rentrée, vous pouvez dès maintenant répartir les élèves dans les classes de l’année scolaire 2015-2016 (si celles-ci ont été précédemment créées comme indiqué plus haut, sinon , il sera nécessaire de le faire avant de procéder aux répartitions des élèves).

Elèves > Répartition > Affectation permanente dans une classe
  • Choisir : Année scolaire=> 2015-2016, cliquer le bouton Chercher puis les boutons Affecter en regard de chaque classe.

- Pour tous problèmes :

* liés à l’utilisation de BE1D, vos pouvez consulter la page dédiée de l’ancien site Tice89
ou bien me contacter par mail ou par téléphone

* plus spécifiques (élèves en doublon, etc) contacter l’Assistance Base Elève de l’IA à l’adresse : abel89@ac-dijon.fr